機密文書の個人情報

機密文書

機密文書の個人情報には注意が必要です。
主なものには文書の取り扱いによって会社の知名度に関わってくることです。
最近は、文書の電子化が進み、作成されたものをUSBメモリに保存してそれを持ち歩きの最中に紛失してしまい、会社の責任が問われてしまうという事故が多発しています。そうならないように、機密文書のルールを徹底的にチェックして守れるようにする必要があります。

会社の仕事の流れは組織そのものであり、個人単位でやっている仕事ではないので、文書の電子化は時間的な節約ができる反面、取扱いに十分に注意して、紛失のないように決められた場所に保管保存しておくことが大切です。
個人情報が入っている見積書、契約書、企画書などの機密文書は紙、及び電子化された情報が入っているUSBメモリの外部への持ち出しの制限を設けるなどして、持ち出しの場合は単独で行動しないで複数で実施するなどの対策を取ることが大切です。
このように、将来は企業などのイメージに影響する重要な機密文書等は、できることなら暗号化してその情報をUSBメモリなどに保存して持ち歩くという対策も考える必要があります。
現状はあまり暗号化しないで原文のまま保存しているようなのでこの点を改める時期に来ていると言えます。
電子化によってリスクも増えていきますが、リスク回避のためのソフトを開発していくことが大切であり、ウィルス対策と合わせて、いかにリスクを減らしていけるかをプロジェクトチームで研究して万全の体制でやることが課題です。

機密文書電子化の可否

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機密文書の保管に際しては、紙の媒体のままで保管するのと電子化してから保管するのとでは、それぞれに一長一短のところがあります。
各々の場合のメリットとデメリットを比較して、どちらが自分のケースに有効なのかを正しく判断することが重要です。
機密文書が紙の媒体であれば、物理的に直接触れない限り持ち出すことが不可能です。
金庫や隔離された場所に保管し、関係のない人が近づけないようにしておけば、流出する危険性は低くなります。ただし、分量が多い場合には保管するための広いスペースが必要なので、それだけ維持コストがかかります。

一方、機密文書を電子化するとスペースはまったく必要なくなります。
サーバが一台あれば、どれだけ大量のデータであってもほとんど置き場に困るということにはなりません。
しかし、遠隔からでもオンラインで取り出すことが必要になるため、セキュリティに注意しておかないと不用意なアクセスや外部からのハッキングで流出してしまうリスクがあり、紙の媒体に比べるとセキュリティのコストはかかります。
したがって、まずは電子化によって容量削減しなければならないほど膨大な分量の機密文書があるのかを確認し、仮に電子化した場合のサーバのセキュリティにかかるであろうコストと比較検討したうえで、保管に関する方針を決めることが重要です。
いずれにしてもコストがかかるため、場合によっては機密文書を処分する可能性も含めての検討となります。

文書の公開管理

機密情報

社内文書についても電子化して必要な都度に掲示している社内サイトに確認する方法になっています。
各自に印刷して配布する手間も省け、社内サイトに掲示した旨をメールで連絡するだけで済みます。また保存もメディア等に保存すれば場所もとらず便利です。

この方法だと機密文書でも印刷することなく社外に漏れる心配も少ないです。
電子化して必要な人だけが見ることができる環境が整えば公開先を限定することができます。
機密文書は社外に持ち出しを不可能する必要があるため、社内サイトでのみ確認できるようにして印刷をできない環境にします。
機密文書も電子化することで保存も適宜できます。
ただし運営上、公開先を間違えないことが大切です。
機密文書を間違えて一般社員も見れる環境で公開することのないように注意することが必要で、そのようなことが起きないような公開方法も考える必要があります。

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